ISO 9001:2015 - COSTRUIRE BUONE
RELAZIONI CON I FORNITORI

Pochissime aziende possono realizzare un prodotto dall'inizio alla fine completamente da sole e anche la produzione più semplice richiede il ricorso al supporto di più settori, fornitori e persone che, insieme, aiutino a fornire il prodotto finale al cliente. Se solo una di queste aziende o di queste persone sbaglia, il cliente finale può avere dei problemi, come ci insegna la ISO 9001:2015.
La gestione dei fornitori gioca un ruolo chiave nel successo di qualsiasi organizzazione. Le aziende sono sempre più consapevoli della necessità di integrarsi e collaborare con la loro supply chain per rimanere competitive e fare un ulteriore passo verso l'eccellenza.

Grazie ai progressi della tecnologia e alla globalizzazione, oggi possiamo assumere fornitori in qualsiasi parte del mondo e, con le distanze sempre più ridotte, è fondamentale mantenere un sano rapporto con i nostri fornitori che, spesso, non si trovano più sulla porta di casa ma dall'altra parte del mondo. Impostare una relazione sana e soddisfacente con ognuno dei fornitori chiave è il modo giusto di gestire il rapporto perché, alla fine, quasi tutti i fornitori hanno come desiderio quello di venderci un buon prodotto e noi vogliamo acquistare qualcosa che soddisfi le nostre esigenze, quindi: perché complicarci la vita con relazioni che non portano vantaggi a nessuna delle due parti in causa? Mantenendo una buona relazione con chi ci fornisce ciò di cui abbiamo bisogno, è più probabile raggiungere i nostri obiettivi.

Ecco, dunque, alcuni semplici passaggi per costruire un rapporto sano con i fornitori:

• stabiliamo fin da subito le nostre aspettative e assicuriamoci che siano ben chiare a chi ci deve fornire un prodotto, una parte, un servizio, ecc. Se, ad esempio, desideriamo essere coinvolti nel processo di realizzazione della fornitura dall'inizio alla fine, informiamo il nostro fornitore, così come se abbiamo bisogno di determinate procedure per soddisfare la conformità nel nostro settore specifico;
• comunichiamo efficacemente perché la comunicazione è la chiave di ogni relazione. Se saremo aperti e onesti con i nostri fornitori, sarà più probabile che anche loro si comportino così. Comunicando in modo efficace, è possibile collaborare per risolvere i problemi e arginare eventuali i disaccordi prima che diventino ingestibili;
• non dimentichiamoci che siamo tutti esseri umani e che la nostra relazione con qualsiasi fornitore è una relazione basata sulla conoscenza delle persone che lavorano per noi. Incontrarsi di persona, quando è possibile, può aiutare a conoscere meglio i nostri partner , fare un giro nelle loro aziende ci permette di approfondire come lavorano e di costruire una forte relazione professionale con un tocco personale che non guasta mai;
• forniamo sempre un feedback tempestivo. Se non siamo contenti della performance di un nostro fornitore perché, ad esempio, i tempi di consegna sono lunghi o ci sono dei ritardi, non esitiamo a cercare una soluzione comune che possa risolvere alla radice queste problematiche. Ovviamente, anche noi dovremo essere puntuali nell'invio di ciò di cui il fornitore ha bisogno per lavorare: specifiche, approvazioni, ecc.;
• per favorire una maggiore collaborazione, assicuriamoci di condividere con il fornitore quei valori che per noi sono importanti. Più il fornitore si adatta ai nostri valori, più facile sarà lavorare con lui;
• premiamo un buon servizio con la lealtà, continuando a servirci da chi ha lavorato bene

Un altro aspetto importantissimo nella gestione di un rapporto con i fornitori è il processo di selezione, valutazione e approvazione che sta diventando sempre più critico proprio per la nuova connotazione della supply chain che, spesso, si sviluppa in diversi paesi, anche extraeuropei. Molte delle aziende leader nel loro mercato hanno una gestione della catena di fornitura così buona da trasformarla in un vantaggio competitivo rispetto alla consorrenza. Le strategie utilizzate per raggiungere questo livello di gestione maturano e migliorano costantemente. Ogni azienda dovrebbe adottare pratiche in linea con i tipi di prodotti o di servizi che offre ma ci sono elementi in comune che vi elenchiamo qui di seguito:

• la chiara indicazione dei requisiti e la preparazione della matrice del rischio ad essi associata;
• la definizione chiara di tutti i criteri coinvolti nella valutazione e nell'approvazione di un fornitore - oltre ad aiutare a monitorare il relativo processo, questa definizione aiuta a mitigare eventuali rischi. I fornitori verranno scelti in base al tipo di servizio o di prodotto che forniscono e al loro effettivo impatto sul prodotto finale dell'organizzazione. Più il partner è critico, maggiori sono i rischi associati alla fornitura. In questo caso il rapporto diventa più complesso e il successo della partnership diventa un fattore essenziale per l'impresa. Pertanto, definire strategie capaci di gestire queste potenziali minacce è estremamente importante;
• selezione e gestione del contratto in base al tipo di fornitura - per negoziare, monitorare e perfezionare gli accordi con i fornitori, si redigono contratti di base ma è necessario seguire una metodologia specifica per tutti quei contratti che non possono rientrare nel modello di base. Questo approccio aiuta anche a definire le opportunità per migliorare il ROI (ritorno sull'investimento) per l'azienda e costruire una partnership che porti reciprocamente vantaggi alle diverse parti in gioco. Una solida gestione dei contratti riduce i rischi a cui va incontro un'organizzazione;
• valutazione della qualità - l'approccio ai potenziali fornitori può iniziare con un semplice questionario di prequalifica. I fornitori qualificati ricevono, quindi, una richiesta di offerta e, se l'ordine va in porto, informazioni dettagliate sul progetto e su suoi requisiti;
• monitoraggio delle prestazioni - la fornitura offre uno strumento per verificare se il fornitore sta lavorando come previsto e in conformità con i termini del contratto. La creazione di una scheda del fornitore consente di monitorare e valutare la qualità delle forniture, le prestazioni e la conformità del prodotto. Queste schede possono tenere traccia di indicatori quali: la qualità, i tempi di consegna, le variazioni di prezzo e la reattività del fornitore nel tempo. Ogni organizzazione determina l'importanza da attribuire a ciascun indicatore;
• trasparenza nella comunicazione - migliorare la comunicazione con i fornitori ed esprimere esattamente ciò di cui l'azienda ha bisogno (ed entro quando) aiuta a sviluppare un rapporto basato sulla trasparenza. Quando si specificano i criteri relativi alla qualità e si chiarisce l'importanza dei servizi che il fornitore deve assicurare, diventa più facile per entrambi capirsi e trovare soluzioni che soddisfino l'acquirente

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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